Vérifier un client ou un fournisseur avant de signer

1. L'identité, à la Banque-Carrefour des Entreprises

La Public Search de la BCE est gratuite et sans inscription. Avec le numéro d'entreprise ou le nom, vous y lisez, au niveau de l'entreprise : le numéro, la dénomination, l'adresse du siège, la forme juridique, la situation juridique (active, en liquidation, en faillite, radiée), les dates de début, les activités (codes NACE), les qualités (assujetti TVA, employeur ONSS), les fonctions et leurs titulaires, et le nombre d'unités d'établissement, chacune avec son adresse et ses activités.

Ce que l'on vérifie en priorité :

• la situation juridique et la date de début : une société de quelques mois n'a pas encore de comptes ;
• la cohérence entre les activités déclarées et ce qu'on vous propose ;
• les fonctions : qui engage la société, depuis quand ;
• que le numéro de TVA de la facture (BE suivi du numéro d'entreprise) correspond bien à l'entité avec laquelle vous signez, et non à une autre société du même groupe.

2. Les comptes annuels, à la Banque nationale

L'application Consult de la Centrale des bilans donne accès à tous les comptes déposés depuis le 1er janvier 1999, en PDF, et en données structurées pour les dépôts XBRL. Le dernier dépôt se lit en cinq lignes :

1. La date de clôture. Le CSA impose le dépôt au plus tard sept mois après la clôture (art. 3:10). Un dernier dépôt vieux de plus de dix-neuf mois signale un retard.
2. Les capitaux propres (10/15) : positifs ? Quelle part du total du passif (10/49) ? C'est la solvabilité au sens de la BNB. Des capitaux propres négatifs appellent la sonnette d'alarme.
3. La trésorerie (50/53 + 54/58) : combien de mois de charges ?
4. Le résultat de l'exercice (9904) : bénéfice ou perte, et l'évolution sur l'exercice précédent, toujours présent dans le dépôt.
5. Les dettes à un an au plus (42/48) face aux actifs circulants : la liquidité. Une hausse forte des dettes fiscales, salariales et sociales (45) peut signaler des retards envers l'administration ; le modèle complet détaille dans son annexe les dettes échues envers le fisc et l'ONSS.

FinScan fait cette lecture en une recherche et signale les points de vigilance.

3. Le dépôt lui-même est un signal

Le dépôt des comptes est une obligation légale assortie de sanctions. Les connaître aide à interpréter un retard :

• une contribution pour dépôt tardif est due à partir du neuvième mois après la clôture : en 2026, 151 € (schéma abrégé ou micro) ou 504 € (complet) le neuvième mois, 227 € ou 755 € du dixième au douzième mois, 453 € ou 1 510 € à partir du treizième (CSA, art. 3:13) ;
• le dommage subi par les tiers est présumé résulter du non-dépôt (art. 3:10) ;
• le tribunal de l'entreprise peut prononcer la dissolution judiciaire d'une société qui n'a pas déposé ses comptes, après un délai de sept mois suivant la clôture (art. 2:74), et la Banque-Carrefour peut radier d'office une société qui n'a pas déposé pendant trois exercices consécutifs (Code de droit économique, art. III.42).

Un retard isolé arrive. Des retards répétés traduisent le plus souvent une gestion administrative difficile, parfois des difficultés financières.

4. L'obligation de retenue, avant de payer

Si vous faites appel à un entrepreneur pour des travaux immobiliers, du nettoyage, du gardiennage ou dans le secteur de la viande, vous ne pouvez pas payer sa facture sans vérifier s'il a des dettes fiscales ou sociales. S'il en a, vous devez retenir une partie du montant hors TVA et la verser à l'administration : 15 % pour des dettes fiscales, 35 % pour des dettes sociales (ONSS). Depuis le 1er mai 2026, les dettes de cotisations sociales d'indépendant (Inasti) entrent aussi dans le dispositif, avec une retenue de 15 %.

La vérification prend une minute sur checkobligationderetenue.be, avec le numéro d'entreprise. Ne pas la faire expose le donneur d'ordre à une amende de 15 % du montant de la facture hors TVA (plafonnée à 10 578,23 € en 2026 pour le volet Inasti) et, selon le volet, à une responsabilité solidaire pour les dettes de l'entrepreneur. Au-delà de l'obligation, le résultat de la vérification est un excellent indicateur : une entreprise en ordre de cotisations et d'impôts est rarement en grande difficulté.

5. Les publications et les procédures

• Au Moniteur belge, les actes des sociétés : constitution, modification des statuts, nomination et démission des administrateurs, transfert du siège, dissolution. Un changement d'administrateurs ou de siège peu avant votre contrat mérite une question.
• Au registre central de la solvabilité (RegSol) : les procédures de faillite et de réorganisation judiciaire ouvertes depuis le 1er mai 2018 et encore en cours. La consultation est gratuite ; elle demande de créer un compte et de demander l'accès au dossier, accordé par le curateur, le juge ou le débiteur selon le cas.

6. Adapter ses conditions

Le but n'est pas de refuser, mais d'ajuster :

Ce que vous lisez	Ce que vous pouvez demander
Structure saine, trésorerie confortable, dépôts à l'heure	Conditions habituelles
Trésorerie de quelques mois, rentabilité en baisse	Délais de paiement courts, facturation par étapes
Capitaux propres faibles ou pertes répétées, délai clients qui s'allonge	Acompte, paiement à la commande
Capitaux propres négatifs, dépôts manquants ou tardifs	Paiement d'avance, garantie personnelle, clause de réserve de propriété
Dettes fiscales ou sociales signalées par l'obligation de retenue	Retenue légale, et paiement d'avance pour le solde

Et notez-le : une entreprise suivie dans FinScan se relit quand son prochain dépôt arrive.